Cálculo del dígito de control del NIF o NIE con Excel

Imagino que sabéis que el NIF se obtiene de añadir una letra de control al DNI. El artículo 11 del Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, establece que el Documento Nacional de Identidad recogerá el número personal del DNI más carácter de verificación correspondiente al número de Identificación Fiscal.

En este artículo, vamos a aprender a conseguir esa letra de verificación con una tabla de Excel.

Para verificar el NIF de españoles residentes mayores de edad se utiliza un algoritmo de cálculo llamado “módulo 23”. Este algoritmo consigue agrupar todos los DNI en 23 grupos y después a cada grupo se le asigna una letra de verificación.

El algoritmo es una simple división entre el DNI y el número 23. De este cociente obtenemos un resto, que estará comprendido entre el 0 (cero) y el 22.

A la cifra del resto se le asigna una letra de acuerdo con la siguiente tabla de asignaciones:

De tal manera, que si el resto del cociente es 14 la letra de control es la Z, si el resto es igual a 2 la letra que figura en el NIF es W, por lo tanto, si el cociente es exacto la letra es la T.

Se han utilizado letras al azar, procurando que estas, no se puedan confundir con otros caracteres o con números y se puedan digitalizar fácilmente en cualquier teclado.

"Que frustrante puede llegar a ser, estar al final de un proceso de liquidación en el SGIE, y que por un error en la copia o por un malentendido no puedas acabarlo."

Ahora vamos a convertir este algoritmo en una sencilla fórmula de Excel a la que le podemos sacar mucha utilidad si trabajamos con bases de datos de personas físicas. También es útil para aquellas personas, que tienen que cumplimentar un formulario electrónico, en el que se pide el NIF y solo disponen del DNI sin letra, o el NIF proporcionado no es el correcto, y por lo tanto, no lo admite un cuadro de texto con mascara de verificación.

Lo primero es abrir Excel con una hoja en blanco. La columna A, la utilizamos para introducir el DNI o importar un listado de números.

La primera función Excel que vas a utilizar es RESIDUO(número;núm_divisor), que nos proporciona el resto del cociente entre los dos valores del paréntesis. En nuestro caso sería el número del DNI y 23, así:

Como hemos dicho anteriormente, el resto estaría comprendido entre 0 y 22 y Excel siempre empieza a contar desde 1 y no desde 0, por lo que a la formula anterior le tendríamos que sumar uno:

Ahora vamos a calcular la letra con otra sencilla fórmula de Excel, utilizando únicamente los datos que ya sabemos, la fórmula anterior y las letras proporcionadas en la tabla de asignaciones en este orden:

La fórmula a utilizar es EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres), la cual nos proporciona los caracteres de una cadena de texto, dada una posición inicial y número caracteres a extraer.

En nuestro caso el texto es el orden de las letras de la tabla de asignaciones, la posición inicial es el resto más uno y el número de caracteres a obtener sería una letra. Quedaría así:

Que leído sería algo como: “Dime la letra del texto entrecomillado, cuyo número de posición coincide con el resto de la división entera entre la celda A2 y el número 23, después de sumarle uno”

Ya tenemos nuestra fórmula y por lo tanto nuestra letra. Solo nos queda insertarla en la celda B2 de esta manera:

Si lo que queremos es obtener directamente en NIF y no la letra, resulta sencillo partiendo de la fórmula que ya conocemos, anidándola en la fórmula CONCATENAR de esta manera:

Ahora deberíamos verlo así:

Recordarte que, si tienes una lista de DNI en la columna A, sólo tendrías que rellenar hacia abajo de la columna la fórmula de la celda B2 y listo.

Los NIE de extranjeros residentes en España tienen una letra al principio (X, Y, Z), 7 números a continuación y un dígito de control al final.

Para el cálculo del dígito de control se sustituye la X por 0, la Y por 1 y la Z por 2, o sea, estas equivalencias:

• X = 0
• Y = 1
• Z = 2

y se aplica el mismo algoritmo que para el NIF.

Puedes obtener más información en: