Combinar correspondencia con WORD para crear circulares

Puede que te surja la necesidad de enviar una misma comunicación a un grupo numeroso de personas. Bien por que seas un particular, para comunicar un evento a familiares y/o amigos, o bien por que seas un pequeño empresario, que tiene interés de enviar una noticia o promocionar un producto a su cartera de clientes.

Para todos ellos, Microsoft Word incorpora herramientas para ayudarte a personalizar esa comunicación y ahorrarte tiempo en personificar el saludo, incorporar el destinatario y otros datos automáticamente e individualizar el contenido de la carta, para que no sea tan impersonal y puedas concentrarte en el mensaje que quieres transmitir con la opción de combinar correspondencia de Microsoft Word.

La combinación de correspondencia de Word te permite crear “Circulares”, que son un lote de cartas personalizadas a receptores distintos, en la que la parte principal del documento es idéntica y lo único que varía, son determinados campos que deben ser adaptados al destinatario, como puede ser el saludo, la dirección y otra información personalizada dentro del cuerpo de la carta.

Para aplicar esta herramienta, hay que realizar varios pasos:

• El primer paso consiste en crear una fuente de datos.
• Preparar su Circular en Microsoft Word.
• Realizar la combinación de correspondencia en Microsoft Word.

Crear una fuente de datos.

La lista o base de datos se conoce como el origen de datos para la combinación de correspondencia.

La información que necesitas para una combinación de correspondencia generalmente proviene de una lista de destinatarios y datos de una lista existente, como una hoja de cálculo de Excel o la lista de contactos de Outlook. Esta lista existente también puede ser cualquier base de datos a la que se pueda conectar, como por ejemplo, tu agenda de contactos.

Para mi ejemplo y como recomendación general, lo mejor es crear una hoja de cálculo de Microsoft Excel y agregarle todos los datos de tus destinatarios, sean de la fuente que sean. De esta forma fácil y sencilla recopilamos una lista de destinatarios y sus datos en una única fuente de datos.

Veamos como:

A Abrimos Excel y creamos un Libro nuevo en blanco.

B Comience a anotar los datos de tus destinatarios que vas utilizar en el documento o circular que crearás para la combinación de correspondencia. Asegúrate de usar la primera fila para los Encabezados de sus datos. Si va a ingresar el nombre de alguien, use Nombre como encabezado en la primera fila, y así sucesivamente. Para mi ejemplo, he creado una tabla en una hoja de Excel, con algunos datos de algunas personas, que son los que utilizaré en mi carta circular de combinación de correspondencia personalizada.

C Guarda tu libro de Excel cuando hayas finalizado de introducir datos y tengas terminada tu lista de destinatarios.

D Cierra Excel. Acuérdate del nombre y la ubicación que eliges para este archivo. Más tarde tendrás que utilizarlo.

Preparar tu Circular en Microsoft Word.

Tendrás que escribir una carta genérica "Circular", que quieras enviar a cada uno de tus destinatarios. Esta carta debe contener la información que es común a todos los destinatarios. Algunos ejemplos incluyen escribir la línea de saludo, preguntar cómo les va, compartir sus pensamientos, etc.

Mantenga los campos en blanco donde desea que aparezca la información de sus destinatarios. Lo agregará más tarde cuando inicie la combinación de correspondencia en Microsoft Word.

1 Inicia Microsoft Word y selecciona un documento en blanco. También puedes usar una plantilla si lo deseas.

2 Se abrirá un documento en blanco. Escribe la carta que quieras enviar a tus destinatarios. Utiliza cualquier color, formato, estilo de fuente y otros elementos que desees. He creado la siguiente carta simple, como modelo de ejemplo de circular para enviar a nuestros destinatarios.

3 Mantén el documento abierto, ya que se combinará la correspondencia en la siguiente sección.

Realizar la combinación de correspondencia en Microsoft Word.

La combinación de correspondencia funciona igual en todas las versiones modernas de Microsoft Word: 2010, 2013, 2016 y posteriores.

Microsoft Word te permite crear una combinación de correspondencia utilizando el asistente paso a paso. Esto hace que sea extremadamente fácil para elegir la carta que desea usar, agregar los destinatarios que necesita y cambiar dinámicamente el contenido de la carta. Sigue las instrucciones:

I Mientras tu carta aún está abierta en Word, haga clic en la pestaña Correspondencia en la barra de menús de la parte superior, seleccione la opción Iniciar combinación de correspondencia en la cinta de opciones y elija Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia del menú desplegable.

II Aparecerá un nuevo panel en el lado derecho de la pantalla. En la primera sección que te pregunta ¿En qué tipo de documento está trabajando?, elije Cartas. Puedes elegir Mensajes de correo electrónico si desea enviar su carta por correo electrónico. Luego haga clic en Siguiente: inicie documento en la parte inferior para continuar.

III En la siguiente pantalla, Word le preguntará qué documento desea usar para la combinación de correspondencia. Haga clic en la opción Utilizar el documento actual para usar su carta actual para la tarea.

Si su carta está en otro archivo de Word, haga clic en Iniciar desde un documento existente para abrir ese archivo.

Luego haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios en la parte inferior.

IV En el paso Seleccione los destinatarios, marque Utilizar una lista existente. En nuestro ejemplo elegimos esta opción debido a que ya hemos creado una hoja de cálculo de Excel que contiene los datos de tus destinatarios. Puedes observar también, que da la opción Escribir una nueva lista si aún no has recopilado los datos de tus destinatarios, o quizás quieras obtenerlos de tu agenda de Outlook.

En mi procedimiento haga clic en Examinar … para importar su hoja de cálculo de Excel.

V Navegue por su directorio y haga doble clic en el libro de Excel que creó como fuente de datos. Esto abrirá una ventana en Microsoft Word que le preguntará qué hoja le gustaría usar de su libro Excel. Seleccione la hoja que contiene sus datos, marque la opción La primera fila de datos contiene encabezados de columna y haga clic en Aceptar.

VI Word nos abre una nueva ventana de dialogo que nos permite seleccionar los destinatarios que deseamos usar para la combinación de correspondencia, por si no deseas usar a todos los que están en la lista. Verifica con el check en las casillas de las personas que deseas incluir en tus cartas. Puedes usar las opciones de refinamiento debajo de la lista para ordenar y filtrar tus destinatarios. Ordenar le permite ordenar sus registros en orden ascendente y descendente. El filtrado te permite comparar los campos y filtrar los que no necesites. Cuando estes conforme con tu lista de destinatarios, haz clic en Aceptar en la parte inferior.

VII En el cuadro de dialogo de la derecha verifique la información y haz clic en Siguiente: escriba la carta que hay en la parte inferior del cuadro.

VIII La siguiente pantalla le permite usar sus campos de datos en su carta. Para hacerlo correctamente, coloque el cursor donde desee agregar un campo de datos en la carta y haga clic en Más elementos… en el panel del lado derecho.

IX Elije el campo de datos que deseas agregar y haga clic en Insertar en la parte inferior de la ventana, tal como muestra la imagen.

X Deberás repetir el procedimientos tantas veces como campos desees agregar a tu carta, hasta que tengas toda la información requerida en tu circular. Luego haga clic en Siguiente: Vista previa de las cartas.

XI Puedes obtener una vista previa de las cartas que se generarán como resultado de tu combinación de correspondencia. Haga clic en los iconos de flecha izquierda y derecha para visualizar las cartas de cada uno de sus destinatarios. Luego haga clic en Siguiente: Complete la combinación.

XII Para finalizar puedes hacer clic en Imprimir para imprimir estas cartas personalizadas o seleccionar Editar cartas individuales para editar estas cartas.

Date cuenta de la importancia que le da Microsoft Word a la combinación de correspondencia, que le dedica todo un menú en la cinta de opciones, y que utilizándolo podremos economizar material y sobre todo tiempo.

Si quieres aprender más visita los sitios oficiales de Word como por ejemplo:

• Usar la combinación de correspondencia de correo electrónico masivo, cartas, etiquetas y sobres.
• Combinación de correspondencia con una hoja de cálculo de Excel.